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Meridian Services SA · société de services B2B, 18 personnes, Genève (fictif)
Référence
DIAG-2026-081 · EXEMPLE
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PDF écrit · 72 h · + appel de restitution 30 min
00 Synthèse exécutive
Le verdict d'abord — tout le document le démontre ensuite.
~15 h/sem.
de travail manuel identifié sur les 3 processus retenus
~CHF 38'220/an
de valeur brute indicative du temps récupérable*
CHF 6'875
solde du build après remise pack et crédit du diagnostic déjà réglé
~10,5 h/sem.
de capacité récupérable dans ce scénario, à valider*
- Commencer par la facturation & les rappels — impact maximal, effort minimal, en production en deux semaines.
- Un processus examiné ne vaut pas la peine d'être automatisé (la prise de rendez-vous) — nous le disons, et il reste hors du devis.
- Un risque signalé avant qu'il ne coûte : des doublons clients dans le CRM fausseraient le routage automatisé — un nettoyage de 2 h le corrige, inclus dans la préparation de la Phase 2.
*Estimation illustrative pour ce scénario fictif — hypothèses en section 03, contestez-les.
01 Cartographie — où partent les heures
Quatre processus examinés avec votre équipe. Les étapes manuelles en ambre ; ce qui casse aujourd'hui noté sous chacun.
FACTURATION & RAPPELS · ~6 h/sem.
Devis accepté→Création manuelle de la facture→Envoi manuel→Rappels manuels→Rapprochement manuel
Ce qui casse aujourd'hui : rappels sautés les semaines chargées → les délais de paiement s'allongent ; les erreurs de rapprochement ressortent en fin de mois.
TRI DES E-MAILS ENTRANTS · ~5 h/sem.
E-mail reçu→Lecture & catégorisation manuelles→Routage manuel→Consigné au CRM
Ce qui casse aujourd'hui : des demandes dorment une nuit sans routage ; les trois mêmes questions reçoivent une réponse manuelle chaque jour.
ONBOARDING CLIENT · ~4 h/sem.
Contrat signé→Collecte manuelle des documents→Création manuelle des comptes→Séquence de bienvenue manuelle
Ce qui casse aujourd'hui : l'onboarding prend 9 jours en moyenne parce que la chasse aux documents dépend de qui a le temps.
Examiné, non retenu : la prise de rendez-vous (~1 h/sem.). Volume trop faible — une automatisation coûterait plus qu'elle ne rapporte. À garder manuelle. Vous nous payez aussi pour vous dire ça.
02 Matrice d'opportunités — quoi faire en premier
Chaque candidat noté sur impact × effort × risque. Fort impact + faible effort passe en premier ; faible impact reste dehors.
| Candidat | Impact | Effort | Risque | Recommandation |
|---|
| Facturation & rappels | Fort | Faible | Faible | n°1 — à construire |
| Tri & routage des e-mails | Fort | Moyen | Faible | n°2 — à construire |
| Onboarding client | Moyen | Moyen | Faible | n°3 — à construire |
| Saisie des notes de frais | Moyen | Faible | Faible | Plus tard — T1 |
| Prise de rendez-vous | Faible | Faible | Faible | Pas rentable |
03 Modèle de valeur — temps récupérable et coûts
70 % du temps manuel récupérable, hypothèseCHF 70/h coût chargé52 semaines/an
Trois hypothèses, affichées pour que vous puissiez les contester. Vos chiffres réels sont confirmés pendant l'appel de diagnostic.
| Automatisation | Heures avant | Heures après | Récupérable/sem. | Valeur brute CHF/an* |
|---|
| Facturation & rappels | 6,0 h | 1,8 h | ~4,2 h | 15'288 |
| Tri & routage des e-mails | 5,0 h | 1,5 h | ~3,5 h | 12'740 |
| Onboarding client | 4,0 h | 1,2 h | ~2,8 h | 10'192 |
Valeur brute annuelle indicative du temps*~CHF 38'220
Investissement initial, diagnostic inclus (section 06)CHF 7'565
*Calcul illustratif : (4,2 + 3,5 + 2,8) h × CHF 70/h × 52 semaines = CHF 38'220/an. C'est la valeur brute d'une capacité de travail récupérable, pas une baisse automatique de salaire, une économie de trésorerie ni un revenu. Il faut vérifier le temps effectivement libéré et son utilisation.
Pour calculer un retour réel : divisez l'investissement initial de CHF 7'565 par les économies nettes mensuelles vérifiées, seulement si elles sont positives. Déduisez la maintenance, l'hébergement, les API et le temps interne de suivi ; intégrez aussi le délai de déploiement et la montée en charge. Le délai de retour ne peut pas être établi avec la seule valeur du temps.
À titre de sensibilité, l'option AutoPilot affichée dès CHF 690/mois représente CHF 8'280/an : CHF 38'220 − CHF 8'280 = CHF 29'940/an de valeur du temps après ce seul forfait, avant les autres coûts. Ce n'est toujours pas un bénéfice monétaire ; votre diagnostic doit confronter ces hypothèses à vos chiffres.
04 Ce qui reste humain — par conception
L'automatisation prépare ; les personnes décident. Chaque étape à conséquences garde un point de contrôle humain.
- Les factures au-dessus de CHF 5'000 ou aux montants inhabituels attendent votre validation avant l'envoi.
- Les e-mails sensibles (réclamation, juridique, compte clé) sont routés vers une personne avec tout le contexte — jamais de réponse automatique.
- L'appel de bienvenue de l'onboarding reste humain — l'automatisation s'assure juste que tout est prêt avant.
C'est aussi votre posture nLPD : aucune décision individuelle automatisée à effet significatif — le workflow prépare, votre équipe valide.
05 Roadmap priorisée — avec critères d'acceptation
Séquencée pour que la valeur arrive tôt. Chaque phase a un « terminé » mesurable, et vous décidez go/no-go entre les phases.
| Phase | Périmètre | Délai | Acceptée quand |
|---|
| Phase 1 | Facturation & rappels en production sur votre infrastructure | Semaines 1–2 | 2 semaines en production, zéro correction manuelle |
| Phase 2 | Nettoyage CRM (2 h) + tri & routage des e-mails | Semaines 3–4 | 90 %+ des entrants correctement routés sur 10 jours |
| Phase 3 | Onboarding client + documentation & remise des clés | Semaines 5–6 | Un vrai client onboardé de bout en bout, docs livrées |
Go/no-go entre les phases : si la Phase 1 ne remplit pas ses critères d'acceptation, vous vous arrêtez là — rien de plus n'est facturé.
06 Devis ferme
Prix fixe par automatisation dans cet exemple fictif. Votre périmètre et votre devis sont établis lors du diagnostic.
| Poste | Prix fixe |
|---|
| Automatisation facturation & rappels | CHF 3'000 |
| Automatisation tri & routage des e-mails | CHF 2'900 |
| Automatisation onboarding client | CHF 3'000 |
| Sous-total des 3 automatisations | CHF 8'900 |
| Remise pack (15 % de CHF 8'900) | − CHF 1'335 |
| Crédit du diagnostic déjà réglé | − CHF 690 |
Solde du build après crédit diagnosticCHF 6'875
Calcul du solde : CHF 8'900 − CHF 1'335 − CHF 690 = CHF 6'875. Diagnostic et build représentent donc CHF 7'565 au total (CHF 690 déjà réglés + CHF 6'875 de solde), avant les coûts récurrents éventuels.
Maintenance AutoPilot optionnelle dès CHF 690/mois — optionnelle, c'est le principe : le code, les workflows et les données vous appartiennent, documentés. Paiement par carte, TWINT ou crypto.
07 Construire ou faire vous-même — l'avis honnête
Là où nous apportons vraiment de la valeur, et là où vous n'avez pas besoin de nous.
- Facturation : la logique de rappels est assez simple pour que votre responsable ops la maintienne après notre build — nous la documentons pour ça. Votre abonnement Bexio inclut déjà l'accès API ; aucune licence en plus.
- Tri des e-mails : c'est là que notre expertise se justifie — les cas limites, les règles de routage et les garde-fous des e-mails sensibles demandent de l'expérience.
- Onboarding : à construire une fois, proprement, puis ça n'a presque plus besoin d'être touché.
- Là où vous perdriez de l'argent : un tableau de bord analytics temps réel que vous regarderiez deux fois. Nous l'avons volontairement laissé hors du devis.
08 Ce qu'il nous faut de votre côté
Environ une heure de temps de votre équipe au total, plus ces accès — moindre privilège, révocables, sur votre infrastructure.
- Clé API Bexio (périmètre facturation uniquement)
- Accès en lecture à la boîte partagée (délégation, pas de mot de passe)
- Export bancaire camt.053 — lecture seule, pour le rapprochement
- Un VPS ou serveur qui vous appartient (nous pouvons vous aider à en créer un en 30 minutes)
- Un créneau de revue de 30 minutes par phase pour la validation
09 Étapes suivantes & garanties
- Jour 0 : vous validez la Phase 1 — lancement dans la semaine.
- Semaines 1–2 : première automatisation en production sur votre infrastructure ; critères d'acceptation mesurés, pas promis.
- Garantie remboursement 30 jours sur les frais de mise en place, sans question. Maintenance résiliable avec 30 jours de préavis.
- Remise des clés incluse : documentation, accès et code vous reviennent — vous n'êtes jamais enfermés.